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 아칸소주의 포트 스미스에 위치한 ABF Freight System, Inc. 은 미국에서 가장 큰 LTL 자동차 운송업체 중 하나로, 모회사이자 Fortune이 선정한 400 Platinum member인 Arkansas Best의 수익 중 85% 이상을 담당하고 있습니다.
비즈니스 요구
 LTL 트럭 운송은 매우 문서 집약적인 비즈니스였기 때문에 ABF에게는 서류 정리 및 검색에 대한 부담이 매우 컸습니다. 더욱이 즉각적인 문서 가용성의 결여는 고객 서비스에 장애가 되었습니다. 이에 ABF는 전사적인 문서 이미징 및 보관 시스템을 구현하기로 결정했습니다. 여러 가지의 대체 시스템을 평가한 후 ABF는 IBM DB2 Universal Database를 기반으로 하는 솔루션을 선택했습니다.
새로운 시스템은 거의 모든 장소에서 문서 업무를 디지털화할 수 있습니다. 또 전자 문서 이미지의 내부적인 공유가 가능할 뿐만 아니라 고객들에게도 저렴한 비용으로 즉시 제공할 수 있습니다.
ABF의 DB2 기반 문서 이미징 및 보관 시스템은 고객이 자신의 기록을 직접 빠르게 액세스할 수 있도록 하였으며, 또한 고객 서비스 담당자가 하드 카피를 정리하여 고객의 요구가 있을 때 팩스로 전송할 필요가 없기 때문에 지속적으로 비용을 절감할 수 있습니다. 뿐만 아니라 표준 컴포넌트를 중심으로 DB2 기반 시스템을 구축하여 막대한 비용을 절감했습니다.
구축효과
화물 운송 과정에서의 고객의 요구사항을 충족하거나 송장에 대한 백업을 제공하기 위해 고객이 나중에 문서를 참조해야 할 경우, ABF 지사의 누군가가 해당 문서를 찾아서 고객에게 팩스 또는 우편으로 발송해야했으며, 북아메리카 전역의 300개 이상의 지사에서 매일 20,000건 이상의 화물을 처리하므로 이 문서화 작업에는 많은 어려움이 따랐습니다. ABF가 필요로 하는 것은 많은 이미지 파일을 장기간 저장할 수 있는 이미징 시스템이었습니다. 표준 구성요소를 기반으로 하여 솔루션을 쉽고 저렴하게 구축하고 실행할 수 있어야 했습니다.
DB2를 기반으로 구축된 ABF의 이미징 시스템은 시판되는 거의 모든 팩스 또는 스캐너로부터 문서를 받아들일 수 있으며, 고객은 단지 보안 웹 인터페이스를 통해 이미지에 액세스하기만 하면 됩니다.
ABF의 DB2 기반 솔루션에서는 운송 기록에 훨씬 빠르고 효과적으로 액세스할 수 있습니다. 문서를 ABF 지사에서 즉시 스캔할 수 있으므로, 시간이 절약되고 누락 또는 잘못 정리할 위험이 최소화됩니다. 고객이 자신의 기록을 셀프서비스로 액세스할 수 있기 때문에 ABF 직원을 생산적인 작업에 투입할 수 있습니다. 이 기능은 고객 만족도를 향상시킬 뿐만 아니라 운영상의 간접비를 상당히 감소시킵니다. 문서 이미지를 즉시 사용할 수 있게 되어 ABF는 자동 팩스 및 자세한 "컨트리클럽 스타일"의 청구(각 항목에 대한 백업 문서 포함)와 같은 유용한 추가 기능을 사용하여 고객 서비스를 향상시킬 수 있었습니다.
Data-Tronics Corp.은 이 이미징 및 보관 기술 인프라를 확장하여 ABF 및 기타 Arkansas Best 회사들의 비즈니스 프로세스를 더욱 향상시키기 위해 노력하고 있습니다. Data-Tronics Corp.은 특정 기간 동안 보관되어야 하는 미지급금, 가격 계약, 인사 기록 및 기타 문서를 디지털화하여 보관할 계획입니다.
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